Een kijkje achter de schermen…

Bij het voorbereiden van een opkomst komt veel werk kijken – dat wist je vast al. Maar waar zijn al die mensen toch zo druk mee bezig tijdens het voorbereiden van een opkomst? In dit artikel duiken we in de achtergrond van de kerstopkomst – wat gebeurt er allemaal achter de schermen? Alhoewel we hier beginnen op de dag zelf, is er daarvoor al veel tijd in gestoken, denk aan het verdelen van de opkomsten, bepalen van budget en randvoorwaarden in het bestuur tot het uitwerken van het programma en het verzamelen van het materiaal door de leiding die de opkomst voorbereidt.

9:10 Scouting is mensenwerk

Iedereen die zich vandaag inzet is een vrijwilliger – en vrijwilligers moet je goed verzorgen. Daarom verschijnt aan het begin van de dag het volgende berichtje in onze WhatsApp groep:

Bij wijze van uitzondering wordt de lunch betaald door het bestuur – maar meestal haalt één van de leiding lunch en wordt er achteraf afgerekend. Een ander deel van het zorgen voor vrijwilligers verzorg ik zelf wanneer ik op het clubgebouw kom: 

Nu we koffie en thee hebben, wordt het tijd om serieus aan de slag te gaan.

10:00 Taken verdelen

Terwijl de laatste hand wordt gelegd aan het materiaal, wordt de opkomst voor besproken met de aanwezige leiding. Aan het einde van het overleg wordt er besproken wie wat gaat doen en waar we dat gaan doen. Waar activiteiten plaatsvinden en wat we dus moeten versieren. Ondertussen zijn een aantal mensen al boodschappen aan het doen voor het avondeten.

10:30 Actie!

De tijd van stilzitten is voorbij en we komen in actie! Het meeste kerst materiaal ligt op de zolder van de Tra, dus halen we met z’n allen het materiaal naar beneden en brengen we het naar de Brakel, waar het grootste gedeelte van de opkomst plaats zal vinden.

Vanaf dit moment gebeuren er veel dingen tegelijk en door elkaar – iedereen loopt overal en het lijkt van buitenaf heel chaotisch, maar eigenlijk gebeurt er gewoon heel veel tegelijk en helpt iedereen elkaar waar nodig – daarom is het ook niet altijd duidelijk wie wat doet.

Al snel wordt het terrein door een aantal mensen omgetoverd in heuse kerstsferen. Inclusief dennenbomen met versiering en heel erg veel lichtjes.

Binnen ziet het er nog niet erg kerstig uit, maar dat gaat snel veranderen. In het lokaal van de welpen en bevers eten vanavond 120 mensen – en dat betekent dat we moeten beginnen met tafels en banken! Het aantal tafels in de Brakel is niet genoeg – dus worden er extra tafels uit de Tra gehaald. Natuurlijk moet ook elke tafel een stuk tafelkleed krijgen en een versiering. Weer anderen zijn bezig om lampjes op te hangen en het resultaat mag er écht zijn.

11:48 Eten!

Om nog maar een schepje toe te voegen aan de chaos, rijdt om kwart voor 12 een auto voor die afgeladen is met eten. Al snel staat de keuken vol met alles wat je nodig hebt om drie verschillende stamppotten te maken én een creatief toetje en voorgerecht. Vanaf dit moment wordt door een aantal leden die niet actief leiding zijn (bestuursleden vooral) aan een drie gangen diner gewerkt – voor 120 eters, wel te verstaan.

12:00 Lunch!

Het moment om iedereen bij elkaar te krijgen en even te pauzeren – alhoewel het niet echt pauzeren is. Eén voor één komen uit de verschillende hoeken van het gebouw en het terrein mensen om te lunchen in het lokaal van de jongens scouts.

12:45 Koken

Het eten begint nu serieus op gang te komen – in de keuken worden pannenkoeken gebakken, maar omdat er niet genoeg ruimte is worden de spekjes op een apart gasstel in de gang gebakken. Ondertussen wordt groente gesneden voor de kerstboom voorgerechtjes.

13:00 Briefing

Na de lunch wordt er nog de laatste hand gelegd aan de versiering en dan begint de briefing van de leiding – de groep is ondertussen een stuk groter en de leiding die de activiteiten van de middag hebben voorbereid lichten deze kort toe en verdelen de rollen – themafiguren en wie waar moet zijn ten tijde van welk spel.

Na de briefing gaan de themafiguren op zoek naar passende kleding bij hun themafiguur – koningen, herders, schapen en twee monniken. Daarnaast is er voor elke speltak minimaal één leiding geen themafiguur – deze fungeert als aanspreekpunt voor ouders en kinderen voor vragen of ondersteuning. Met name voor de jongste speltakken is dit belangrijk.

13:45 Eerste kinderen

De eerste kinderen komen aan vanaf kwart voor twee, dus dan moet alles klaar staan. De Brakel wordt druk gebruikt voor het koken en de themafiguren, dus worden kinderen daar niet naar binnen gelaten. Leiding van de Meisjes Scouts staat op de Tra om de meisjes op te vangen en naar de Brakel te sturen.

14:00 Opening!

Om twee uur is het echt zo ver! De kookstaf legt even de spullen neer en draait het gas uit om bij de opening te zijn. De Scouts hijsen de vlag en zeggen de wet op, waarna elke speltak zijn eigen openingsritueel doet. Daarna volgt de introductie van het thema door de themafiguren terwijl ik op de achtergrond foto’s maak voor op de website en Facebook.

14:25 Weer Koken

Na het openen beginnen de kinderen aan het eerste spel, maar op de achtergrond wordt er nog druk gekookt – we gaan om 5 uur eten en dat betekent dat het eten dan wel klaar moet zijn! Het voorgerecht wordt een kerstboom, dus deze worden op saté prikkers in elkaar gezet. Ondertussen worden elders in de keuken ronde vormen uit pannenkoeken gestoken voor de sneeuwmannen toetjes – de resten pannenkoeken worden opgegeten door de kokers en leiding die langs komt.

16:30 Vuurtje

Het eten is bijna klaar, maar ondertussen wordt het donker en koud. Terwijl de kinderen in het bos spellen doen, wordt er hout verzameld en een vuurton klaar gezet voor een vuurtje. Vooral wanneer er kinderen bij zijn moet het vuur constant in de gaten worden gehouden om ongelukken te voorkomen, maar die komen eigenlijk nooit voor. Zelfs de bevers weten dat vuur leuk en mooi is, maar ook erg heet en dat ze dus voorzichtig moeten zijn.

Ondertussen wordt in de keuken de laatste hand gelegd aan de stamppot. Aardappels worden gestampt en de laatste ingredienten worden toegevoegd.

17:00 Etenstijd

“Handen wassen en aan tafel!” is een bekende term – het hoogtepunt voor de koks – tijd om het eten uit te delen! Terwijl de kinderen in de zaal zitten, wordt het eten op borden geschept en door behulpzame explorers uitgedeeld. In sommige gevallen moeten we zelfs een apart bord maken voor leden die een speciaal dieet hebben. Dat moeten we dus ook van te voren weten zodat we daar met het eten rekening mee kunnen houden.

18:00 Toetje

Het toetje is een kerstman met poedersuiker, oogjes en een Ijsbuik. Om te voorkomen dat het ijs smelt wordt dit op het laatste moment op de buikjes geschept – gelukkig maken ook hierbij veel handen licht werk, maar is het wel een behoorlijke klus om iedereen van een toetje te voorzien!

19:30 Sluiten

Net na het eten sluiten de bevers en welpen hun opkomst, maar de scouts hebben nog een spel in het bos. Net iets na half 8 sluiten ook zij af, terwijl er in de keuken nog steeds hard gewerkt wordt – ondanks de plastic borden en materiaal is er nog best veel afwas, en die moet ook gedaan worden! Daarnaast moet het terrein buiten worden opgeruimd. Gelukkig mogen de kersversieringen binnen blijven staan voor de BSO en de nieuwjaarsinstuif voor januari.

20:00 weer mensenwerk!

We sluiten de dag af zoals we hem begonnen, met mensenwerk. De sfeer is positief met als afsluiter van de dag een pubquiz gehouden voor de stam en leiding. Met de kinderen hebben we het altijd gezellig, maar met elkaar maken we er ook een leuk feest van.