De groepsraad

Een paar weken geleden was het weer zo ver: de halfjaarlijkse Prinses Amalia Groep Groepsraad. Een belangrijk moment voor kader, leiding en vooral bestuursleden. Maar, wat is zo’n groepsraad nou eigenlijk en wat is daar zo belangrijk aan? Ik probeer in dit artikel alle antwoorden te geven.

Elke vereniging is wettelijk verplicht om minimaal twee keer per jaar een Algemene Leden Vergadering uit te roepen. In deze ALV gebeuren een aantal verplichte dingen, waarvan dit de belangrijkste zijn:

  • Het benoemen en dechargeren van bestuursleden
  • Het goedkeuren van de begroting en/of de jaarrekening
  • Bespreken van moties en het instellen van commissies
  • Wijzigingen in de statuten en het huishoudelijk reglement

Bijvoorbeeld, in de ALV aan het begin van het kalenderjaar wordt decharge gegeven over de financiën van het afgelopen kalenderjaar, in de ALV aan het einde van het kalenderjaar wordt de begroting en jaarplan voor het komende jaar vastgesteld.

Binnen scouting noemen we deze ALV de “raad”, in ons geval dus de “groepsraad”. In de groepsraad word dus de toekomst van de vereniging uitgestippeld en teruggekeken naar het verleden van de vereniging, meestal deelt het groepsbestuur dus de plannen voor de komende periode. Soms lijkt dit een beetje een “ver van mijn bed” show, maar dat komt vooral omdat besluiten die worden genomen niet altijd directe invloed hebben op wat er in de speltak gebeurt. Zo worden de acties meestal uitgevoerd door de bestuursleden of commissies, en niet direct door leiding of speltakken.

In de groepsraad hebben we dus de mogelijkheid om bij te sturen bij het beleid wat we voeren als vereniging en stichting en geven we het bestuur de doelstellingen die we als vereniging willen stellen. Om bijvoorbeeld de kwaliteit te waarborgen is het belangrijk dat we voldoende gekwalificeerde leiding hebben. Dat betekent dat er hard gewerkt wordt aan het kwalificeren van leiding, en ook aan het werven en aantrekken van nieuwe leiding. Hiervoor stellen we bijvoorbeeld een communicatieplan op wat dan door een commissie wordt uitgevoerd. Als het goed is zul je als lid hier niet zoveel van merken – totdat het goed mis gaat, want dan kan het aantal leden afnemen wat uiteindelijk het voortbestaan van de groep in gevaar kan brengen.

De Groepsraad is een formeel middel – iets wat verplicht is met een aantal verplichte onderdelen. Buiten de groepsraad vinden constant minder formele overleggen en besluiten plaats, bijvoorbeeld het Team Leiders overleg waar teamleiders en het bestuur elkaar bijpraten over de dagelijkse gang van zaken. Of een leidingteam dat goedkeuring krijgt van het bestuur voor zijn begroting en draaiboek voor zomerkamp. Deze besluiten zijn nodig omdat we voor dit soort dingen niet elke keer een groepsraad willen uitroepen, maar in de groepsraad geven we hier wel sturing aan (bijvoorbeeld door de kaders vast te stellen waar een begroting en draaiboek aan moet voldoen).

Buiten deze twee groepsraden per jaar kan er vaker een groepsraad worden uitgeroepen. Dat zie je vooral gebeuren op momenten dat het bestuur een besluit wil nemen waar de hele vereniging achter moet staan. In de aanloop naar 1 januari 2014 zijn er bijvoorbeeld extra groepsraden geweest in verband met de fusie van de Prinses Beatrix Groep en Scouting Dryade. Ook degenen die zitting hebben in de groepsraad kunnen dwingen om een groepsraad uit te roepen, om bijvoorbeeld het bestuur ter verantwoording te roepen of een groot probleem te bespreken. Gelukkig komt dit erg weinig voor – en worden dit soort problemen vaak rechtstreeks tussen leden en bestuursleden besproken.

Groepsraad.. Regioraad… Landelijke Raad…?

Naast de Groepsraad zijn er nóg twee soorten raden waar je misschien wel eens van gehoord hebt, namelijk de Regioraad en de Landelijke raad. Dat heeft te maken met de manier waarop Scouting is gestructureerd; een aantal scoutinggroepen samen vormt een regio, en alle regio’s maken deel uit van de landelijke organisatie. Op deze manier kunnen we beter samenwerken en dingen doen waarvoor de groepen individueel te klein zijn, denk bijvoorbeeld aan het organiseren van hele grote evenementen of het opleiden van leiding in trainingen.

De Regioraad is daarmee dus ook de groepsraad van de regio, en de landelijke raad is de groepsraad van Scouting Nederland, de landelijke organisatie. Daarin gebeuren grofweg dezelfde dingen, maar dan op een ander niveau, bijvoorbeeld goedkeuring van het activiteitenplan van de landelijke organisatie en decharge over de jaarrekening van de regio. Als groep hebben we in beide raden recht op inspraak, maar daar schuilt ook een probleem in, er zijn namelijk meer dan drieduizend leden in de regio, waarvan meer dan achthonderd kaderleden. Een raad met achthonderd leden zou een behoorlijke uitdaging worden om te organiseren.

De oplossing daarvoor is om te werken met afgevaardigden, in de plaats van alle kaderleden van een groep, stuurt een groep één bestuurslid als afgevaardigde naar de regioraad, die dus namens de groep één stem uitbrengt. En elke van de 52 regio’s in Nederland stuurt één afgevaardigde naar de Landelijke Raad. De Prinses Amalia Groep is onderdeel van de Regio Utrechtse Heuvelrug, dus in de Regioraad van de Regio Utrechtse Heuvelrug sturen wij een afgevaardigde (meestal is dat onze voorzitter, Jos) naar de Regioraad, en Niels doet vervolgens hetzelfde en vertegenwoordigt de 32 groepen en ruim drieduizend leden van de regio in de Landelijke Raad.

In dit artikel ben ik begonnen met uit te leggen wat een groepsraad is, en wat het doel is van de groepsraad binnen de vereniging. Daarnaast hebt ik kort uitgelegd dat er ook andere, minder formele overlegstructuren bestaan. Tot slot ben ik in gegaan op de verschillende raden binnen scouting. Wil je meer weten over de groepsraad of er een bijwonen? Vraag het de auteur van dit artikel of ga naar je bestuur.